Directions juridiques

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La traduction assermentée

La traduction assermentée (jurée ou certifiée) correspond à une traduction fidèle et authentique d’un document officiel, réalisée par un traducteur professionnel assermenté, à la demande d’une autorité administrative (ambassade, consulat) ou d’une requête judiciaire. Seul un expert traducteur est habilité à délivrer des traductions ayant une valeur officielle auprès des administrations concernées. Ce professionnel est évidemment un traducteur reconnu et qualifié dans son domaine qui maitrise parfaitement une ou plusieurs langues étrangères. Pour être dans la possibilité de rédiger des traductions sous serment, il doit en faire la demande auprès d’une commission spéciale qui siège une fois par an en moyenne dans les Cours d’Appel de France, puis passer un concours mis en place et contrôlé par le Ministère de la Justice. Une fois sa certification obtenue, la loi lui impose des formations obligatoires en fonction des langues pratiquées. Elles permettent au traducteur d’acquérir des notions juridiques inhérentes à la fonction et de confirmer ses aptitudes linguistiques. En outre, la loi contraint les traducteurs à renouveler leur inscription sur les listes tous les cinq ans afin de contrôler leur nombre et leurs compétences. C’est le procureur de la République qui enregistre le serment, déclare officiellement le traducteur apte à exercer et l’autorise à apposer la mention «certifié» sur ses documents, gage d’une traduction normalisée officielle. La traduction assermentée peut être requise dans différents cas de figure. En effet, de nombreux documents administratifs peuvent avoir une utilité lors d’échanges internationaux. Parmi eux, actes d’état civil, permis de conduire, testaments, certificats de travail et actes médicaux font partie des pièces les plus demandées. Mais plus généralement, le traducteur assermenté est habilité à traiter tous types d’écrits ayant une quelconque fonction auprès des autorités administrative ou de la justice. Qui plus est, le professionnel n’est pas tenu de réaliser des traductions sous serment, il est fréquemment sollicité par des entreprises ou des particuliers. D’autant plus qu’il n’est pas rare que le traducteur se spécialise dans une ou plusieurs secteurs comme les sciences, l’économie ou encore la géopolitique etc. Afin que cette traduction soit jugée admissible, elle doit respecter différents points indispensables. Tout d’abord, elle doit évidemment être entièrement conforme à l’original et traduite fidèlement. Elle doit être datée, signée de la main du «traducteur-interprète expert agréé par la Cour d’Appel (ou Cour de Cassation)». La traduction doit également être porteuse du sceau du traducteur, de son numéro unique d’enregistrement (un numéro par écrit traduit) et doit être impérativement fournie avec son original pour être valable.

Les directions juridiques

En deux décennies, la direction juridique a su s’ériger au coeur de l’entreprise. Relativement méconnue dans la grande famille de l’entreprise, elle exerce pourtant un rôle déterminant. En effet, le droit est à la fois une éthique et une science d’organisation, il a donc toute sa place dans une structure humaine. Considérée comme un outil de la performance de l’entreprise, la fonction juridique se rapporte à tout ce qui est relatif aux formes judiciaires, à la justice, aux lois qui régissent les rapports entre les citoyens et au droit. Sa position au sein de la société dépend notamment de la taille de l’entreprise, de son activité, du champ d’action qui lui est réservé, des missions qui lui sont attribuées et des droits appliqués. La présence d’un service juridique au sein même de l’entreprise se justifie par la recrudescence des législations. Désormais, l’entreprise est touchée par le droit relatif à la distribution, la consommation et à la concurrence. Le droit du travail et les normes internationales n’ont eu de cesse d’évoluer requérant une présence juridique interne et régulière. En constante évolution, la direction juridique est à échelle humaine et doit s’adapter à la complexité croissante des sociétés en faisant évoluer les critères de jurisprudence afin de résoudre rapidement les obstacles juridiques de l’entreprise. Le juriste peut être considéré comme un réel avocat interne et jouer un rôle déterminant dans la stratégie de l’entreprise, la création de valeur et la conformité. La direction juridique englobe dans certains cas le domaine des assurances. Complémentaire à celui du droit, cela permet une finalité complète : la prévention des risques et leur couverture. Le rôle des directions juridiques prend de plus en plus d’importance afin de garantir la conformité de l’entreprise qu’elles occupent. Largement déployés avec l’évolution du «gouvernement d’entreprise» (ensemble de processus, lois et institutions qui influencent la façon dont l’entreprise est administrée), les services juridiques des entreprises sont bien souvent séparés en différentes branches. L’internationalisation et la ramification croissantes des grands groupes exige notamment la mise en place d’un service juridique spécialisé dans les échanges internationaux, en terme de conseil interne auprès des opérationnels, en amont des projets et de gestion stratégique de l’entreprise.

Missions du juriste

Constituer, monter, créer, immatriculer, modifier, dissoudre, liquider une entreprise sont autant de démarches qui nécessitent d’encombrantes formalités administratives. Leur traitement est généralement pris en charge par les services juridiques dans le cas de grandes sociétés ou par un juriste indépendant pour les PME ou les professions libérales. Car fonder une société est loin d’être un jeu d’enfant. Cela exige, en plus d’une grande organisation et de connaissances en gestion et en comptabilité, une maitrise de la législation qui dépend de l’exercice de l’entreprise. Ainsi, pourront intervenir dans l’existence de la société, le droit des sociétés, le droit des affaires, le droit commercial, le droit de la construction, le droit bancaire, le droit du travail ou encore le droit social. Outre une connaissance significative du droit, le juriste en charge des formalités de l’entreprise doit assister et conseiller la direction ainsi que défendre et protéger ses intérêts. Mais également remplir des missions dites «modernes» comme l’information générale de l’entreprise. Le juriste doit se tenir informé d’une modification de la législation, d’une décision de justice particulière afin d’adapter le comportement de l’entreprise. Il doit également participer et suivre les décisions prises par la direction d’un point de vue technique, c’est-à-dire qu’il a connaissance des détails de ces décisions (contrats, pièces importantes…). Dans le cadre d’une relation entre l’entreprise et des partenaires à l’étranger, la direction juridique est au centre des échanges. Elle joue un rôle décisif d’une part car c’est elle qui va donner son aval technique sur cet échange et d’autre part, puisqu’elle va prendre en charge les formalités juridiques de l’échange. Qu’il s’agisse d’un partenariat, d’exportations, d’une implantation ou d’une quelconque procédure avec l’étranger, l’entreprise doit communiquer son identité juridique comprenant les statuts de la société reportés sur l’extrait K-Bis (qui prouve l’existence de la société) ainsi que les différentes pièces administratives qui vont dépendre notamment de la nature de l’échange. Ces pièces administratives devront faire l’objet d’une traduction assermentée dans la langue anglaise (dans le cas d’un échange entre une société française et une société anglo-saxone) afin d’avoir une valeur officielle.

Implantation d’une entreprise à l’étranger : marche à suivre

Dans son existence, une entreprise peut être amenée une ou plusieurs fois à faire affaire sinon à s’implanter à l’étranger. Qu’il s’agisse d’une entreprise commerciale, industrielle ou artisanale, elle devra répondre à différents critères pour s’installer dans son pays d’accueil. Tout d’abord, la personne morale doit choisir sa structure juridique d’implantation. En France, on reconnait le bureau de liaison, la succursale ou la filiale, le choix va dépendre de ses objectifs sur le territoire. En effet, le domaine d’intervention et les formalités diffèrent selon la forme juridique choisie. Un bureau de liaison est privilégié lorsque l’entreprise étrangère souhaitant s’installer en France ou inversement veut faire une étude de marché sur le sol d’accueil par exemple, qui se limite à la simple recherche d’informations et prospection. Ce type d’établissement n’est pas contraint d’être inscrit au RCS (Registre du commerce et des sociétés) mais doit tout de même signaler son existence au CFE (Centre de formalités des entreprises). Le bureau de représentation ou de liaison ne peut en aucun cas abriter une activité commerciale. À l’inverse, la filiale et la succursale sont deux modes d’implantation autorisés lorsque l’entreprise a une activité commerciale. La filiale a une personnalité morale propre et est indépendante au regard du droit français, elle est soumise à l’impôt sur les sociétés. Elle appartient par extension à l’établissement principal et lui reverse une grande partie de son capital, tandis que la succursale ne possède pas de profil juridique propre ni d’autonomie patrimoniale. Elle n’est à la tête que d’un fond de commerce et le responsable a généralement le statut de salarié (ou mandataire) de l’entreprise principale. Dans tous ces cas d’implantation dans un pays étranger, la direction juridique de la maison mère est tenue de fournir les traductions assermentées des documents officiels justifiant de l’identité de l’entreprise et les détails de son statut juridique (extrait K-Bis, attestations…). Ces documents sont indispensables pour prouver l’existence juridique de l’entreprise et sont inévitablement exigés lors d’une échange commercial avec un pays étranger en plus d’autres document suivant le pays d’accueil. À savoir qu’en France comme dans d’autres nations, l’activité professionnelle est réglementée. En effet, en France, l’accès à certaines professions est réservé aux ressortissants des États membres de L’EEE ou d’un pays ayant signé un accord de réciprocité. D’autre part, pour l’exercice d’une activité artisanale par exemple, il n’est pas rare que l’on demande des diplômes ou une preuve d’une expérience professionnelle, là encore, traduits sous serment et certifiés par un professionnel compétent. Karen Renel-King sera votre meilleure interlocutrice pour traduire vos documents aussi bien juridiques (k-bis, statuts) qu’autres diplômes et attestations pour vos échanges avec les pays anglo-saxons.

L’extrait K-bis et le statut juridique

Le document «K-bis» constitue en France la carte d’identité de la société. C’est la photographie juridique de l’entreprise à un instant précis. En effet, il présente une synthèse actualisée des informations fondamentales de la société dont l’exactitude est avérée par le Greffier du tribunal de commerce et vérifiée par un officier public et ministériel. Ce sont les chefs d’entreprises eux-mêmes qui déclarent ces informations au RCS et qui les modifient au fil de l’évolution de l’entreprise. L’extrait K-bis énonce toutes les caractéristiques principales de la société (raison sociale, signe, enseigne, date de constitution, montant du capital, détails de l’activité, adresse du siège, numéro d’enregistrement etc.) ainsi que l’état civil et les coordonnées des représentants légaux, actionnaires, commissaires aux comptes etc. Du fait de l’importance d’une pertinence des informations citées, l’extrait K-bis n’est valable que durant trois mois. D’autre part, pour tout échange commercial entre une entreprise française et un pays étranger ou inversement, il est impératif de présenter une traduction certifiée des statuts de la société, autrement appelés l’acte de société. La rédaction de ces statuts se produit à la création même de l’affaire par acte authentique ou sous seing privé. Ils vont être capitaux pour identifier la personne morale car ils fixent les règles de fonctionnement de l’entreprise. Premièrement, ils déterminent la dénomination sociale qui caractérise la véritable identité juridique de l’entreprise. Immuable, elle ne doit pas être confondue avec l’enseigne ou le nom commercial qui ne figurent pas dans les statuts et qui peuvent être modifiés. Ensuite, ils vont préciser le montant du capital et sa répartition entre les associés en détaillant la nature des apports (numéraire, bien, savoir-faire…). L’évaluation de ce capital permet l’établissement des parts sociales qui sont elles aussi précisées dans les statuts. On y trouve aussi l’objet de la société qui correspond à son activité principale, la durée de la société qui ne doit pas excéder 99 ans et qui permet au terme de cette durée, de statuer sur sa prorogation, le siège social, ou encore la date de clôture de l’exercice social. Bien évidemment, les entreprises qui entreprennent de s’établir à l’étranger vont devoir non seulement fournir une traduction assermentée de ces deux documents mais compléter par des démarches supplémentaires auprès du consulat afin de légaliser ses statuts dans son pays d’accueil. Les démarches varient d’un pays à l’autre mais il est courant que les autorités administratives compétentes exigent que le tout soit accompagné de l’Apostille.

La Légalisation par apostille : un tremplin pour l’échange

À l’occasion de transactions commerciales avec l’étranger, il est fréquent que les administrations requièrent la légalisation d’un document officiel. Car dans certains cas, la traduction assermentée n’est pas suffisante pour assurer la valeur de la pièce et d’éviter l’usage de faux. Cette légalisation consiste donc en une certification approfondie dispensée par une ambassade ou un consulat afin d’assurer la valeur des pièces présentées et de garantir leur origine et leur conformité. Cependant, cette démarche est connue pour être très lourde en temps et en argent, ce qui constitue un véritable frein à la fluidité des échanges et contribue à engorger le système administratif. Pour alléger cette chaîne de légalisation et permettre une meilleure efficacité dans le traitement et la vérification des documents, la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 a décidé de supprimer l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers. A la place, ils ont imaginé une assistance aux formalités législatives sous la forme des apostilles. Une apostille est un sceau officiel qui permet de légaliser la signature de l’officier d’état civil qui a lui-même légalisé le document. A l’heure actuelle, 103 pays sont contractants à cette convention et sont donc signataires d’un accord de réciprocité des traductions assermentées. Chacun des pays est chargé de désigner sur son territoire une autorité compétente pour délivrer ces apostilles appelée «Bureau des Apostilles». En France, c’est la Cour d’Appel qui est accréditée pour apposer l’Apostille et, de ce fait, garantir au nom de l’état français l’authenticité de la signature de l’officier d’état civil et par extension, la validité des documents traduits identifiés par un numéro unique. Ce procédé permet de déléguer la légalisation des documents, de simplifier la circulation des pièces officielles et de réaliser un contrôle approfondi sur la circulation de «faux». Bien sûr, l’apostille n’a de valeur que au sein des administrations des pays ayant signé la convention de La Haye. Dans le cas des pays non signataires, chacun possède sa procédure propre de légalisation des documents, il faut donc se renseigner directement auprès de l’administration compétente de ce pays.