Transcription

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Préparer le départ et la préinscription

Pour s’inscrire dans une université anglo-saxonne, les étudiants français doivent s’y prendre très longtemps à l’avance. Pour les futurs bacheliers désirant se rendre dans ces universités juste après le bac, il est indispensable d’entamer les démarches d’information et de préinscription dès la seconde. Les étudiants quant à eux, doivent s’y atteler au moins un an et demi avant la date prévue du départ. Plusieurs sources d’information sont utiles pour choisir le pays et l’université, ensuite pour organiser les démarches de préinscription ainsi que le passage des tests anglais, préalables à l’inscription ; organiser les démarches d’inscription, de transcription des relevés de notes, de traduction des documents universitaires, puis celles des visas et autres formalités administratives et de santé ; se renseigner sur les possibilités de logement et le mode de vie du pays choisi. Le choix des cours n’est pas toujours libre pour les étrangers : il faut donc se renseigner auprès de l’université d’accueil, voire auprès des services concernés de l’université française. Les renseignements relevant de l’intégralité des démarches peuvent être obtenus auprès des services suivants : l’ambassade ou le consulat du pays choisi, la Maison des Français de l’Etranger (MFE), sur le site de la diplomatie française, rubrique Conseils aux voyageurs et sous-rubrique Espace étudiants, le site de la Commission Franco-américaine ou la Commission Fullbright, pour un départ pour les États-Unis, le site « echange-etudiants.crepuc.qc.ca », rubrique « demande de participation », onglet « choix de l’établissement d’accueil », pour un départ à destination du Québec. De plus, de nombreux programmes bilatéraux ainsi que des échanges universitaires sont établis pour faciliter l’accès aux universités étrangères. Enfin, avant le retour de l’étudiant en France, après un cursus universitaire dans un pays anglo- saxon, l’étudiant doit procéder à la transcription de ses notes au système français, pour les faire valider en France, ainsi qu’à la traduction des divers documents universitaires, afin de continuer son cursus universitaire dans son pays.

L’inscription : Exemple université de la Méditerranée et le Canada

L’université de la méditerranée d’Aix-Marseille a conclu un programme d’échange avec certaines universités canadiennes. Ils organisent le départ en quatre étapes. La première est celle consacrée à l’information sur un plan général, qui a lieu à l’automne précédant le départ. La deuxième est celle dédiée à remplir les dossiers de candidature en ligne, en hiver. La troisième est l’attente de la lettre d’acceptation de l’université choisie, qui doit parvenir à l’étudiant au printemps. Enfin, la quatrième étape est celle de l’arrivée au Canada, fin août ou en janvier. Durant la période d’études universitaires au Canada, les étudiants de France restent inscrits dans leur université française ; de plus, les frais d’inscription dans l’université canadienne sont supprimés ; les études au Canada se font sur un programme à temps plein, et le diplôme sera attribué par l’université française et non canadienne, en cas de réussite aux examens dans l’université canadienne. Cet échange sous l’égide du CREPUQ (Conférence des Recteurs et des Principaux des Universités du Québec) est établi avec toutes les universités canadiennes anglophones, sauf celle de Montréal, avec laquelle un accord bilatéral ciblé a été signé. Les universités du programme CREPUQ sont : McGill University et Concordia University à Montréal, Bishop’s University à Lennoxville. L’université Concordia exige la réussite au TOEFL (Test of English as a Foreign Language), alors que les deux autres demandent une attestation chiffrée du professeur d’anglais. Les formalités d’entrée et de séjour peuvent s’étaler sur plus de deux mois : visa, couverture maladie, assurances, logement. L’université de la Méditerranée à Aix possède aussi un programme d’échange bilatéraux avec les États-Unis, pour les universités de Washington à Seattle, de Indiana University/Purdue University à Indianapolis, de Texas A&M University, dans le Texas, et de University of Houston, à Houston.

Procédure de candidature, d’inscription de traduction et de transcription pour les États-Unis

Dans les universités américaines, il existe deux rentrées universitaires : celle qui débute fin août ou début septembre, appelée « fall term » et celle qui commence début janvier, qui s’appelle « spring term ». Pour la rentrée de Septembre 2013, le planning se déroule comme ceci : au plus tôt, se renseigner sur le système éducatif des États-Unis, et commencer à choisir les universités. À ce stade, il est recommandé de se rapprocher de la Commission Fullbright afin d’être épaulé et guidé. De plus, et pour les tests obligatoires d’entrée pour les étrangers, à l’université américaine en général, commencer à réviser l’anglais ainsi que les mathématiques. Ensuite, aux mois de février, mars et avril 2012, s’inscrire pour passer les tests d’anglais qui seraient requis pour la formation choisie (TOEFL, IELTS ou autre), et les passer à la date indiquée, entre avril et mai. Puis, de septembre à décembre, postuler auprès des universités choisies, se faisant aider, si nécessaire, par la Commission Fullbright ; faire traduire et transcrire ses notes et divers documents, courriers. Entre avril et juin, les universités transmettent leur décision d’amission ou de refus : valider l’inscription dans l’université qui a accepté la candidature. Immédiatement, procéder aux formalités de visa, d’achat du billet d’avion, d’assurances, de logement et autres démarches. En ce qui concerne l’équivalence des diplômes, la Commission Fullbright met à disposition des étudiants étrangers désirant se rendre aux États-Unis, des documents indispensables, telles que les plaquettes d’information et dossier modèle ; des documents d’information générale sur la façon de se préparer pour une année d’études aux États-Unis ; des documents relatifs aux renseignements spécifique au domaine d’études ; des documents informant sur les aides financières, ainsi que d’autres documents annexes. Certaines universités peuvent demander à faire valider la transcription : ceci ne peut se faire auprès d’un organisme privé ou de la World Education Services qui est agréée par le gouvernement américain pour la traduction des documents scolaires et universitaires, et pour la transcription des notes, de chiffres (En France) en lettres (aux États-Unis). Ils sont situés aux États-Unis et cette démarche peut prendre du temps.

De la transcription à l’inscription

En raison des différentes procédures de notation, entre le système universitaire américain et le système universitaire français, les résultats doivent être transcrits, afin de les faire valider d’un pays à un autre. La transcription se déroule soit avant le départ, tel que décrit précédemment, soit aux États-Unis, lors de la délibération concernant l’acceptation de la candidature qui ouvre droit à l’inscription. Cette transcription tient compte des grilles de concordance entre les pays, ainsi que des renseignements transmis par les universités partenaires, au sujet des résultats de l’étudiant en question. Ainsi, les notes du système américain se déclinent de la manière suivante: une note numérique exprimée en pourcentages ; une note lettrée, accompagnée ou non du signe positif ou négatif (ex : B+, B, B -) ; note pondérée ; appréciation. La meilleure note étant A, le système de notation de A sera respectivement : 85 à 100% ; A ; 4.00 ; excellent. Les notes lettrées s’étalent de A à F (la lettre E pouvant être exclue, en fonction des universités). Les universités demandent que l’organisme qui a procédé aux traductions et transcriptions leur fasse parvenir directement et sous enveloppe cachetée, les documents requis. Il est aussi possible de faire faire les traductions et transcriptions par le Law School Admissions Council, qui peut envoyer les documents à toutes les universités qui ont été pré-choisies.

La traduction assermentée

L’inscription dans une université américaine et anglo- saxonne requiert obligatoirement la traduction du dossier scolaire ou universitaire, ainsi que la traduction des relevés de notes et des notes elles-mêmes qui doivent être transcrites en système de notation anglo- saxon. Une candidature dans l’un de ces universités nécessite aussi des lettres de motivation de la part du candidat ainsi que des lettres de recommandation de la part de ses professeurs. De plus, certaines universités anglo- saxonne dispensent leurs élèves des tests type TOEFL, mais réclament une attestation de la part du professeur d’anglais. Tous ces documents doivent être traduits par des traducteurs assermentés, en France. Cependant, le service choisi de transcription peut lui aussi procéder à la traduction avec confirmation qu’ils sont assermentés. Il en est de même à la fin de l’année universitaire dans un pays anglo- saxon : les notes ainsi que le dossier universitaire doivent être traduits par des traducteurs assermentés, de l’anglais au français ; les notes devront être transcrites des lettres aux chiffres. Ces démarches peuvent être réalisées soit par un organisme de transcription spécialisé et habilité, qui effectuera à la fois la traduction assermentée des documents et courriers ainsi que la transcription des notes, soit les documents et courriers seront traduits par un traducteur assermenté, et les notes transcrites par un organisme habilité. Le service des relations internationales dans les universités françaises et anglo- saxonnes ainsi que les services consulaires et les Commissions spécialisées renseignent les étudiants sur ces démarches, fournissant des adresses fiables et agrémentées par tous les pays concernés.

Les diverses formes de transcription

La transcription revêt deux formes : la transcription au niveau des notes universitaires, mais aussi, et de manière plus générale, elle concerne tout procédé d’harmonisation entre différents systèmes , afin de pouvoir mettre en commun un travail, quel qu’il soit. Il peut s’agir de sociétés multinationales, dont le mode de fonctionnement et d’évaluation des salariés diffère d’un pays à l’autre, comme par exemple entre un système chinois et un système allemand dans le cadre d’une multinationale : pour les échanges, les évaluations internationales, voire l’expatriation d’un salarié, un service de transcription harmonise les documents afin que toutes les succursales de tous les pays aient des documents similaires et lisibles de la même manière, surtout pour le siège social. Par ailleurs, il existe une autre forme de transcription utilisée à la fois dans les universités, les grandes entreprises ainsi que toute structure de taille moyenne. Il s’agit de la transcription d’un système vocal à un système écrit. Par exemple, une réunion est enregistrée ; l’enregistrement sera transcrit sous forme écrite, soit par le secrétariat de l’organisme lui-même, soit par un service payant et spécialisé de transcription, qui généralement assure aussi les traductions, voire les traductions assermentées. À l’université, des cours peuvent être enregistrés puis transcrits à l’écrit, par les étudiants ou par un service spécialisé en la matière.

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